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Elektronische Rechnung – ein Modul zum digitalen Büro der Zukunft

S.Weimann, B.Burckhardt, D.Vinz, M.Müller-Lautenschläger (v.l.)

23. Feb. 2022: Nach der ersten Veranstaltung dieser Reihe im September letzten Jahres konnten wir diese am 23. Februar im Weißen Hirschen-Borgsdorf erfolgreich fortsetzen. Unterstützt von der IHK, der Stadt Hohen Neuendorf und Lichtblick-Bühnentechnik konnten wir den geeigneten Rahmen für dieses wichtige Thema gestalten.

Frau Müller-Lautenschläger (Kämmerin der Stadt Hohen Neuendorf) und Herr Streege, Leiter des Regional Centrums erklärten die Wichtigkeit der Buchführung im Prozess der digitalen Transformation. Hohen Neuendorf ist in diesem Bereich bereits weit vorangeschritten und bietet Lieferanten seit Januar 2021 die Rechnungslegung mittels der zwei verbreiteten Standards, XRechnung und ZUGFeRD, an. „Das IHK-RegionalCenter Oberhavel begleitet die Veranstaltung, weil wir den Teilnehmenden Impulse geben möchten, Abläufe zu vereinfachen und die Potenziale der Digitalisierung zu nutzen“, sagt Christian Streege.

Fachvorträge von Stefan Weimann (DATEV eG) und Marcel Wischhof (easybill) erläutern die Möglichkeiten moderner Buchführung nach den geltenden Normen. Insbesondere die Archivierung muss sorgfältig im Auge behalten werden, denn eine Betriebsprüfung erkennt nur eine GoBD-konforme Archivierung über den gesamten gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum an. DATEV und easybill halten für ihre Kunden entsprechende Angebote bereit. Sie sollen für die Unternehmer so einfach und intuitiv wie möglich zu bedienen sein.

Aus eigener Erfahrung berichtet Jörg Schildbach, dessen Firma Lichtblick Bühnentechnik zu den größeren in Hohen Neuendorf zählt. „Die Umstellung war richtig hart. Aber das hat sich mehr als bezahlt gemacht. Seit fast drei Jahren werden alle Eingangsrechnungen bei uns papierlos abgelegt. Personell sowie vom Zeitaufwand ist das eine unerwartet große Erleichterung“.
Dem kann Frau Müller-Lautenschläger nur beipflichten „Auch für die Stadtverwaltung war die Umstellung auf die elektronische Rechnung eine Herausforderung. Aber aus heutiger Sicht kann ich sagen, dass keine der beteiligten Mitarbeitenden mehr auf die papiergebundene herkömmliche Weise der Rechnungsverarbeitung zurückgehen möchten.“ Sie zieht jedoch das positive Fazit „Die Verarbeitungsgeschwindigkeit und insgesamt der Zeitraum von Rechnungseingang bis zur Überweisung an den Lieferanten sind der herausragende Gewinn dieser Umstellung.“

Die zirka 20 Gäste im Weißen Hirsch und die 28 Teilnehmer über digitale Kanäle stellen in der Podiumsdiskussion viele Fragen. Diese spiegeln die Bedürfnisse und Sorgen besonders kleinerer Unternehmer wider und wurden von den Experten Daniel Vinz vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) und Bert Burckhardt von der Firma Prevcon beantwortet.

„Eine X-Rechnung entspricht der von der Europäischen Union vorgeschriebenen Norm und wurde für die öffentlichen Auftraggeber in Deutschland angepasst. Sie besteht nur aus strukturierten Daten. ZUGFeRD nutzt das in den meisten Fällen bereits vorhandene PDF und fügt diesem eine maschinenlesbare XML-Datei hinzu, die ebenfalls zur EU-Norm konform ist. So hat der Empfänger die Wahl, entweder wie bisher das PDF oder die maschinenlesbaren Daten automatisiert zu be- bzw. verarbeiten. So entsteht eine hybride Form, die von Menschen gelesen werden kann und automatisch zu bearbeiten ist“, erklärt Vinz.

Bert Burckhardt, vom Gewerbeverein Mühlenbecker Land kann aus dem großen Fundus seiner Beratertätigkeit berichten und kommt zu dem Schluss: „Es gibt heute in Anbetracht von Risikominimierung und leichter Handhabung auch für kleinere Betriebe keinen Grund, elektronische Rechnungen abzulehnen“.
„Mit einem revisionssicheren Archiv wie beispielsweise DATEV Unternehmen online sind Unternehmen nicht nur gut aufgestellt für die Betriebsprüfung, sondern erfüllen neben der Verfahrensdokumentation auch die zweite Voraussetzung, um Papierbelege nach dem Digitalisieren vernichten zu können.“ rundet Herr Weimann die Diskussionsrunde ab.

„Wenn es mich auch aktuell noch nicht betrifft, habe ich jetzt eine Vorstellung was mich bei einer Umstellung erwartet und welchen Nutzen sie mit sich bringt“, sagt ein Teilnehmer. „Neben den fundierten Inhalten begrüße ich die Teilnahme der lokalen Politiker.

Im persönlichen Gespräch ist ein Austausch zwischen Unternehmer und Politik einfach und ein wunderbarer Nebeneffekt“, sagt ein weiterer Teilnehmer.

Matthias Noffke und Werner Kampert, die Organisatoren des UGHN, zeigen sich zufrieden.

„Die Teilnehmerzahl motiviert uns mit dieser Veranstaltungsreihe fortzufahren“ sagt Matthias Noffke, Werner Kampert ergänzt „Ohne die Unterstützung von der Stadt, IHK, UGHN und Unternehmern, vor allem derjenigen, die im Hintergrund mitgewirkt haben, könnten wir Veranstaltungen wie diese nicht auf so hohem Niveau durchführen“.

Matthias und Werner führten lebhaft durch die Veranstaltung

Für Fragen und weitere Informationen können sich Interessierte an info@ughn.de wenden.

Die Präsentationen erhalten Sie hier Link

Text und Fotos, Daria Doer

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